最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術 ★★★★☆

仕事術
この本はノウハウをマニュアル化とか、ルール化して誰でもできるようにしようというものです。この本のいう仕組みとは、「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のこと。人が普段行う作業を「作業系」と「考える系」に分けて、この「作業系」の仕事をすべて仕組み化して、文字通り、誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるようにし、仕事の効率化を図ろうということを教えています。章分けは、第1章「仕組みがあなたの仕事を変える」、第2章「作業系の仕事を徹底的に効率化する」、第3章「あらゆるタスクを一元管理する」、第4章「仕組みで考える人はこうしている”7つの習慣”」、第5章「仕組み仕事術が目指すもの」となっています。

仕事には「作業系」と「考える系」がある!
この本は、私の求めているものにピッタリと合い、「こういうことを教えてほしかった!」と思うような内容でした。そこで印象に残った部分をいくつか挙げてみたいと思います。まず、仕組み化が必要な仕事と、そうでない仕事です。仕事には2種類あって、誰でもでき、淡々とこなす「作業系」の仕事と、じっくり時間をかけて考える必要のある「考える系」の仕事があります。このうち作業系の仕事を仕組み化して、誰が、いつ、何度やっても同じ成果が出せるように効率化します。具体的にはTO DOリスト作ります。作業時間、TO DO、作業内容詳細というふうにエクセルで表を作り、作業の要点やノウハウをそこへ落とし込みます。こうすることで誰がやっても、次に何をすべきかに迷うことなく、TO DOリストやチェックリストを使い淡々と作業をこなすことができます。泉さんはここで目指すべき目標を「アルバイトがやっても同じ成果が出せる。」というところに置きます。

「作業系」の仕事の中は、考えたり、迷ったりしない仕組みを! 
これは私のようなテープライターにも当てはまります。テープライターの仕事は基本「作業系」の仕事なので、「誰が、いつ、何度やっても同じ成果が出せる仕組み」に落とし込むことは難しくありません。何時から何時までに何分起こし、何分休憩というようなTO DOリストを作って、そのTO DOリストに従って淡々と作業を行っていけばいい。仕組み仕事術では、作業系の仕事の中で「迷うこと」や「考えること」を徹底的に排除するように教えています。つまり、「次に何をすればいいんだっけ?」とか、「どっちを優先すべきか? 」みたいな迷いや考える瞬間を排除します。作業中は迷わず、淡々と行動すれば成果が上がる状態を作り出します。

仕組みは、意志の力、根性、才能に頼らないで続けられる!
何度も言いますが、仕組みとは「誰が、いつ、何度やっても同じ成果が出せる」ことを目標にします。そこに他人より強い意志の力、根性、才能は必要ありません。TO DOリストやチェックリストに従って仕事をしていれば、誰でも同じ成果を出せることが大切です。そこで今度は継続することを仕組み化してみましょう。例えば習い事や、新しい何かを習慣にしたいと思う時、それは仕組みにできます。例えば早起きを習慣化しようとするとき、時間通りに起きられた日にはポイント1、時間より早く起きられた日にはポイント2を与えるというようなポイントカードを作り、10ポイントたまったら自分にご褒美を与えるみたいな感じにすれば早起きが習慣になるでしょう。仕組み仕事術は仕事に限らず、ちょっとした生活の中で、なんでも仕組み化することにより、夢や目標を実現するために役立ちます。

一度作った仕組みは、状況に合わせて何度でもアップデートしていく
仕組みがあるにもかかわらず、成果が上げられなかったら、それは人のせいにせず、仕組みの問題点として考えましょう。いつ、どういうところで失敗したのかもTO DOリストやチェックリストに落とし込み、仕組みはどんどんアップデートされるべきものです。仕組みはマニュアルやルールのようなものなので、人によって成果がまちまちではいけません。作業担当者がミスしやすいところも重点的に仕組み化しなければ、よい仕組みとは言えないでしょう。仕組みは多くの社員が何度も実行する中で、より充実していくもの。泉さんは、その仕組みのアップデートをメーリングリストで流して、更新を徹底しているようです。

この本は作業系の仕事を仕組み化するということに重きを置いて書かれているので、テープライターの私には特に役立ちそうでした。毎日の仕事スケジュールを仕組み化してしまえば、私の仕事はもっと、もっと効率化されそうです。こういう本を求めていた! 買ってからしばらく本棚に眠っていたのですが、久しぶりによい本を読むことができ、充実した気分です。
 
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