仕事を簡単にするメール術。

テープ起こし

皆さんは、仕事をテンプレート化していますか? おはようございます。いしけんです。テンプレート仕事術っていう本があります。俺っちは、読んだことないんですけど、何となく魅力的な響きの本ですよね。ずっと興味があって、気になっています。例えばいつも送るメールは定型文にして文章を考える手間を省くみたいなことですね。じゃ、きょうはメールのテンプレート仕事術について、お話ししてみましょうか。

アドレス帳は便利
俺っちは、メールで徹底的に手を抜きます。まずアドレス帳ですね。いつも送る取引先のメールアドレスは、アドレス帳に登録して、最初の1文字を打つとポップアップで表示されるようにしています。

クイック操作を使っていますか?
また、俺っちは、取引先に送るメールを定型文にしてあります。いちいち文章を考えません。いつも同じ文面で必要最低限のことだけ伝わるようにしています。アウトルックには、クイック操作という機能があります。そこにアドレスと定型文を登録して、クイック操作で送信できるようにしています。 

メールのバックアップを取っていますか?
メールのバックアップも忘れちゃいけない項目ですよね。パソコンに保存してあることは、必ず消えます。どんなに気を付けていても消えます。パソコンは消耗品ですから、何年かに1度は買い替えます。そうすると、そのときに手違いがあって、メールが全部なくなるということもよくあります。

だから、俺っちは、メールの送受信をするとき、必ずGメールにBCCで転送するようにしています。メールを送るときも、メールを受け取るときも、必ずGメールに転送します。Gメールは容量が限りなく無制限に近いので、いくらでも蓄積できます。あのときのあのメールは?というのも検索ですぐに見つかりますしね。過去の履歴として、残しとくと意外と便利ですよ。

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ただし、パスワードは使い回すな
ただし、注意点が一つあって、GメールやGoogle Driveでバックアップを取るとき、ログインパスワードを使い回しちゃいけません。オンラインゲームやショッピングサイトのパスワードと同じにしていると必ず流出します。だから、必ず一点物のパスワードを設定すること。ここは、注意しなきゃいけない点ですね。

以上、俺っちがメールで気を付けていることです。少しは参考になりましたか?

いやあ、そんなに感謝されると照れちゃいますよ。お役に立ててうれしいです。




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